Egide Informatique Social

Comptabilité Fournisseurs - Contrats

En interface avec l’ensemble du dispositif, la comptabilité est un module clé des solutions Égide Informatique. Progiciel de comptabilité générale multi sociétés, ce module est parfaitement adapté aux métiers de l’immobilier.

Automatique, rapide et immédiat
Réception et exploitation automatique de toutes les données des modules Copropriété, Gérance, Paye etc. • Enregistrement en toute transparence de l’ensemble des actions des autres modules dans votre comptabilité • Édition de tous les documents comptables, grand-livre, balance, journaux auxiliaires, situations de trésorerie etc. • Allègement considérable du travail de saisie comptable par les nombreux traitements automatisés • Consultation et édition des données comptables en temps réel et sur plusieurs exercices.

Paramétrable
Outre les documents standard, la possibilité de paramétrage complet • des différentes sociétés • des plans comptables • des balances • des grands-livres • des à nouveaux • des journaux auxiliaires et des comptes de résultats • des budgets et des pointes des fonds détenus • des extraits des comptes.

Suivi des comptes fournisseurs
Classement des factures dans un échéancier au fur et à mesure de leur arrivée • Organisation du paiement en fonction de la disponibilité de trésorerie • Planification des contrats et situation par fournisseur • Suivi en temps réel des engagements.

Suivi des encaissements
Saisie rapide des encaissements, avec contrôle du solde • Possibilité d’installation de lecteur de chèques • Prélèvements • Edition des bordereaux de remise en banque
• Gestion du TIP.

Suivi des comptes bancaires
Rapprochement automatique des relevés de banque • Pointage des comptes bancaires à l’écran • Edition de l’état de rapprochement bancaire • Edition de la pointe des fonds détenus avec consolidation des différents comptes

	Copropriété/Gestion des budgets
Une gestion complète et interactive de toutes les données et parties impliquées Immeubles • Lots • Copropriétaires pouvant posséder plusieurs lots et/ou immeubles différents • Clés de répartition, par tantièmes ou par index de consommation • Mandats. La couverture de l’ensemble des besoins de la profession Comptabilité normée SRU • Plusieurs comptes co-propriétaires, charges, travaux, avances, emprunts • Appels de fonds, provisions, fonds de roulement, etc. • Répartitions, regroupées ou détaillées par lots, avec ou sans les informations des revenus fonciers, etc. • Relances, gestion automatique et paramétrable sur plusieurs niveaux de relances • Intérêts débiteurs gérés au jour le jour • Frais de gestion, timbres, photocopies, etc. • Facturation des honoraires syndic • Budgets prévisionnels, comparatifs • Assemblées générales, de la convocation au procès verbal • Attestations de travaux • Recommandés, enveloppes, étiquettes, listes, etc. • Traitement des mutations globales ou partielles. La Gestion des engagements et le suivi budgétaire Outil quotidien du Gestionnaire de Copropriété, cette fonctionnalité permet le suivi complet des engagements et des budgets : • saisie et suivi des budgets, réalisé n-1, prévisionnels, probables, prévisionnels N+1 • saisie et suivi des engagements, contrats et avenants aux contrats, bons de commande. Il offre par ailleurs une grande diversité de documents • Répartitions par copropriétaire, réalisé, probable etc. • Editions, budgets, contrats, bons de commande, bordereaux de factures reçues. Une interface et un échange immédiat des données avec la Comptabilité Remises en banque, chèques, espèces, virements, prélèvements, T.I.P. • Rapprochements bancaires manuels, disquettes, télétransmissions • Contrôle de gestion et pointe des fonds détenus, histogramme par jour, mois, année • Etats comptables, balances, grand livre, situation de trésorerie, balance des mandants • Gestion automatisée des factures fournisseurs • Paiement des factures fournisseurs, chèques, lettres chèques, virements • Gestion des contrats fournisseurs et des bons de commande. L’ouverture sur le monde Bureautique, l’Internet et les banques Lettres types automatisées sous Word, mailings, exports vers autres logiciels • Gestion du carnet d’entretien • Gestion des mutations, État daté– Article 20 • Module Assemblées Générales relié à Word • Assemblées sur portable • Saisie et visualisation sur sites excentrés • Interfaces avec des logiciels spécialisés, visite virtuelle, base de données, etc. • Envoi au format PDF de toute édition • Télémaintenance via Internet • Consultation des comptes en ligne par les clients • Télétraitement vers les Banques.

Gérance

Une gestion complète et interactive de toutes les données et parties impliquées
Mandats de gestion • Propriétaires • Indivisions • Baux • Locataires • Immeubles et lots • Clés de répartition et tantièmes par clés/lots • Indices de révisions • Assurances garanties des loyers.

La couverture de l’ensemble des besoins de la profession
Lettres de révision, réévaluation automatique des dépôts de garantie et calcul des rappels de loyer • Avis d’échéances, paramétrage détaillé de chaque ligne de l’avis - 99 lignes possibles • Quittances, éditions automatiques des quittances avec gestion des règlements • Duplicatas • Factures ponctuelles, prélèvements à dates multiples • Relances, gestion automatique et paramétrable des niveaux de relance • Remboursement dépôt de garantie, possibilité de facturer la régularisation de charges en même temps • Répartitions de charges locatives, imputation automatique de la régularisation sur l’avis d’échéance • Acomptes propriétaire, paiement par chèques, lettres chèques, virement • Rapports de gérance, 5 présentations différentes selon le type de propriétaire • Déclarations de TVA, gestion des immeubles mixtes • Revenus fonciers, gestion par lot du taux d’abattement.

Une interface et un échange immédiat des données avec la Comptabilité
Remises en banque, chèques, espèces, virements, prélèvements, T.I.P. • Rapprochements bancaires manuels, disquettes, télétransmissions • Contrôle de gestion et pointe des fonds détenus, histogramme par jour, mois, année • Etats comptables, balances, grand livre, situation de trésorerie, balance des mandants • Gestion automatique des factures fournisseurs • Paiement des factures fournisseurs, chèques, lettres chèques, virements, chèques banalisés • Gestion des contrats et des bons de commande.

L’ouverture sur le monde bureautique, l’Internet et les banques
Lettres type automatisées sous Word, mailings, bail automatique, etc. • Exports vers autres logiciels • Gestion des événements • Envoi au format PDF de toute édition • Télémaintenance via Internet • Consultation des comptes en ligne par les clients • Saisie et visualisation sur sites excentrés • Interfaces avec des logiciels spécialisés, visite virtuelle, base de données, etc. • Télétraitement vers les banques.

Assemblées Générales/Bureautique

Puissance et rapidité
La suite bureautique puissante développée sous Word par Egide Informatique comporte, pour chaque module principal, des courriers totalement paramétrables, le traitement automatique des Baux d’habitation et permet d’exporter vos données vers tout type de logiciels, tels que Excel, Access, etc.
D’un clic, envoyez un courrier Word à un propriétaire, un locataire, ou un copropriétaire.
D’un clic, à partir du lot de Gérance, générez sous Word le bail d’habitation avec la caution éventuelle.
D’un clic, transférez vos données.

Rigueur et souplesse
Le module édite dans Word les Documents d’Assemblées Générales (Convocations, Procès verbal…) en associant ainsi la facilité d’emploi et la rigueur de traitement des logiciels Egide Informatique, avec la qualité d’édition et la souplesse de mise en forme de Word. Les documents sont totalement paramétrables, tant dans leur mise en forme que dans leur contenu.

Evénementiel

En cours de réalisation

Remplacez le cahier des messages et les « post’it » !
Ce module vous permet de suivre et de mémoriser tous les événements du Cabinet, référencés par individu ou par immeuble. Il vous permet également d’anticiper un événement à venir important, en vous offrant la possibilité de le planifier sur une alarme qui vous le signalera le moment venu.

Laissez faire le logiciel !
En liaison avec la Bureautique, il permet l’enregistrement des demandes de devis et des ordres de services auprès de vos fournisseurs • Il enregistre le sinistre au niveau de la « victime » (locataire, copropriétaire etc.) • Il émet un ordre de service à l’intention des fournisseurs concernés • Il assure le suivi de l’événement et mémorise sa chronologie.

	État daté Carnet d'entretien
Une édition automatique et complète Ce module permet l’édition automatique et complète de l’État daté et du Certificat d’Article 20. Interfacé avec Word, il offre la qualité d’édition et les possibilités de mise en forme des traitements de texte les plus puissants du marché. Un véritable outil de suivi de la vie de l’immeuble Ce module permet de suivre en temps réel les travaux, les contrats, le personnel, les procédures de l’immeuble etc. Lié au module à la Paye, aux Contrats et aux Appels de fonds, aucune double saisie n’est nécessaire. Les données existantes sont exploitées et des données complémentaires peuvent être intégrées après édition dans Word.

	Assemblées sur portable
Le traitement en temps réel, l'édition immédiate Ce module vous permet, tel que la loi SRU l’exige, de traiter l’Assemblée Générale sur votre portable pendant l’Assemblée. Vous saisissez les informations au fur et à mesure du déroulement de l’Assemblée • Plus de calculs fastidieux, vous obtenez le résultat de chaque vote en direct et sous forme graphique • Vous gérez les entrées et les sorties des copropriétaires • Vous pouvez éditer le Procès Verbal sur place à la fin de l’Assemblée.

Egiweb – Consultation des comptes en ligne

Un vrai + pour vos clients
Egiweb vous permet d’apporter une véritable valeur ajoutée à vos mandants et vos clients (propriétaires, copropriétaires, conseils syndicaux, locataires), en leur proposant • Un accès personnalisé, accessible à l’aide d’un identifiant et d’un mot de passe • La consultation de leurs biens et de leurs comptes en ligne • La possibilité d’éditer certains documents mis à leur disposition par vos soins •

Un gain de transparence
Selon votre choix, vous avez la possibilité de mettre en ligne tout ou partie de votre clientèle, copropriétés ou propriétaires.

Avec Egiweb, mettez en ligne
Pour vos propriétaires : • Leur rapport de gestion • Leur situation de compte générale • Leur situation de compte immeuble • La position des impayés locataires • Des documents divers tels que bail, contrat, etc. • Des images telle que photos, plans etc.
Pour vos copropriétaires : • La situation de leur compte de charges • La situation de leur compte travaux • Le détail des dépenses du syndicat • Des documents divers tels que PV d’assemblées etc. • Des images telle que photos, plans etc.
Et pour vos conseils syndicaux : • Un identifiant spécifique « Conseil syndical » • la situation de trésorerie de l’immeuble • La situation des copropriétaires débiteurs.

Un gain de disponibilité
Lorsque vous le décidez, les renseignements mis en ligne et sélectionnés par vos soins, sont disponibles pour vos clients 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, de France ou de l’étranger • Vos clients ont la possibilité de vous joindre à n’importe quel moment, en vous déposant un message.

Simple à mettre en oeuvre
Seule une ligne ADSL est nécessaire à la mise en œuvre d’Egiweb • Son alimentation et la mise à jour des renseignements et des données ne demandent aucun travail supplémentaire • Deux possibilités d’accès s’offrent à vos clients : par lien sur votre propre site Internet, par lien sur le site Egiweb.

En toute sécurité
Les données accessibles sont transférées et hébergées automatiquement sur un serveur dédié, sans aucune autre liaison avec votre bureau • Aucune liaison à votre serveur ne peut être effectuée par l’internaute • Le transfèrt de fichiers se fait par un canal sécurisé • Les clients sortis sont automatiquement éliminés de la base.

Lots vacants

Rapidité, efficacité, anticipation
Grâce à cette fonctionnalité dédiée à la gestion des lots vacants et des candidats acquéreurs en portefeuille, vous avez la possibilité de mettre en ligne, en quelques minutes, toutes vos annonces de vente et de location, leur description, ainsi que des photos et/ou des plans. Ces annonces sont alimentées automatiquement par le logiciel de gestion dès que le lot devient disponible à la location, ou manuellement pour les lots qui ne font pas partie de votre portefeuille.

Une zone de chalandise plus grande
Ces annonces, indifféremment mises en ligne sur Intranet ou sur Internet, peuvent être utilisées comme affiches vitrine. Le cas échéant, elles viennent alimenter automatiquement votre propre site Internet. Elles peuvent également être interfacées avec les grands portails du marché tels que Transtel, Se loger, etc.

De cette manière, vous élargissez naturellement votre zone de chalandise, le mandant devenant naturellement prospect potentiel par le biais de la consultation de son compte.

	Traitement APL
En cours de réalisation Un gain de temps et rigueur Ce module apporte un énorme gain de temps parce qu’il traite automatiquement et directement à partir d’un fichier informatique, les encaissements de l’Aide Personnalisée au logement (APL) et d’allocations logement provenant de la Caisse d’Allocations Familiales (CAF) • Identification automatique des locataires à partir des fichiers informatique de la CAF • Encaissement automatique des sommes correspondantes • Suppression des saisies longues et fastidieuses • Élimination des erreurs de saisie (montants, imputations).

Paye

Une gestion complète et interactive
Ce module répond parfaitement aux exigences et aux différentes catégories de personnel propres au métier de l’immobilier.

Il permet de traiter en une seule passe les payes des concierges et des gardiens de tous les immeubles, en copropriété ou en gérance, d’assurer la gestion des congés payés, et offre, de plus, la possibilité d’effectuer les payes des salariés de votre entreprise.

Interfacé avec la comptabilité, ce module génère automatiquement les écritures comptables correspondantes et gère l’ensemble des déclarations sociales afférentes. Il est conforme à la législation en vigueur.

Les principales fonctionnalités
Sociétés • Établissements • Salariés • Catégories (cadres, non cadres, etc.) • Rubriques par catégorie • Rubriques par employé • Cumuls et affectations par rubriques • État des paiements • État des charges salariales • Livres de paye • Fiches individuelles de salaire • déclarations mensuelles, trimestrielles et annuelles – URSSAF, Taxe sur les Salaires, GARP, CRIP, CIPS, DADS 2 • Déclarations sur supports magnétiques (TDS) et télétransmission

	Gestion électronique des documents (GED)
L’archivage automatique de vos éditions Grâce à ce module, toutes les éditions peuvent être automatiquement archivée au format PDF et classées dans vos fichiers. Vous pouvez donc, à tout moment, éditer une copie de tous types de documents tels qu’une facture, un appel de fonds, un rapport de gérance, un grand livre comptable etc.

	Gestion des TIP
Des encaissements faciles et rapides Parce que le Titre Interbancaire de Paiement est de plus en plus utilisé en France, Egide Informatique vous propose ce module de gestion des TIP afin de faciliter vos encaissements. En proposant le règlement par T.I.P. • vous évitez les saisies de chèques • vous êtes payé plus rapidement • les rapprochements bancaires sont simplifiés.

	Gestion des chèques banalisés
Un gain de productivité Ce module permet d’imprimer, en encre magnétique, les codes CMC7 de vos comptes bancaires sur les chèques banalisés. Cela évite de changer le papier pour chaque compte bancaire et vient remplacer de façon efficace les lettres chèques standards.

	Gestion des compteurs d'eau
Une mise à jour automatique Ce module de traitement informatique des compteurs d’eau permet l’enrichissement automatique des indices de consommation individuels, à partir des fichiers informatiques des prestataires de services chargés des relevés des compteurs.

	Interface vers Word Excel
Intégré à l’application

	Interface vers prestataires de services
Paramétrage sur demande.

	Interface vers autres comptabilités
Paramétrage sur demande.

	Diffusion multi sites
Paramétrage sur demande Vos annonces pouvant être interfacées avec les grands portails du marché tels que Transtel, Se loger, A vendre à louer, etc., Egide Informatique vous offre la possibilité de vous abonner à ce service de diffusion multi sites et d’optimiser votre zone de rayonnement.