Extranet de copropriété : un outil pour faciliter la gestion des immeubles

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Avec la loi Elan, l’extranet de copropriété est devenu un outil complet au service de l’information et de la simplification de la relation entre le syndic et les copropriétaires. Cet espace sécurisé en ligne permet d’accéder aux données de la copropriété. De plus, de nouvelles applications ou fonctionnalités sont disponibles. Ainsi, l’extranet de copropriété devient une solution de communication en temps réel doté de nouveaux services.

L’Extranet de copropriété : un espace connecté dédié aux copropriétaires

Dans un premier, c’est la loi ALUR qui a demandé au syndic la mise à disposition d’un Extranet de copropriété. C’est donc une obligation depuis le 1er janvier 2015, quel que soit le statut du syndic, professionnel ou bénévole.

En effet, cet espace sécurisé, en ligne, doit permettre la consultation de différents documents indispensables à la gestion de la copropriété. Ainsi, le partage d’informations est le premier usage de ce site mis à la disposition des copropriétaires. En cela, la loi ELAN du 23 novembre 2018 est venue compléter la loi ALUR. Car, il était important de préciser la nature du contenu diffusé sur ces plateformes.

Ainsi, les nouvelles directives fixent la liste des informations liées à la gestion de la copropriété. Tout copropriétaire doit pouvoir prendre connaissance des documents comptables concernant sa quote-part de propriété, ses charges courantes ou encore sa participation aux fonds de travaux. De fait, il aura accès au carnet d’entretien, aux différents diagnostics techniques ou encore au règlement de copropriété.

Une information plus complète pour le conseil syndical

Concernant les membres du conseil syndical, ils auront à leur disposition les relevés du compte bancaire. De plus, ils ont une visibilité sur tous les comptes de la copropriété : grand livre, balances, relevé des dépenses, dettes et créances du syndicat, devis et factures fournisseurs, budget de la copropriété, etc. Puisque, ne l’oublions pas, le conseil syndical doit assurer une mission d’assistance et de contrôle du syndic.

Il est donc important, qu’il soit averti des assignations en justice et des procédures judiciaires en cours. De même, en application de l’article 32 du décret du 17 mars 1967, il doit avoir connaissance de la liste de tous les copropriétaires. Rappelons que la loi prévoit une pénalité en cas de défaut de communication de documents au conseil syndical.

Une grande avancée de la loi ELAN

On peut considérer que c’est une grande avancée. Puisque de cette façon les copropriétaires sont tenus au courant au jour le jour de l’actualité de leur immeuble. Quant à la préparation de l’assemblée générale et des prises de décisions qui s’ensuivent, elles s’en trouvent grandement facilitées.

En effet, il est possible de consulter les projets de résolutions de la prochaine assemblée générale. Ainsi, les copropriétaires peuvent se réunir durant l’année pour en discuter et programmer des réunions du conseil syndical.

Enfin, notons que le décret publié le 23 mai 2019 en application de la loi ELAN oblige à faire figurer ces documents sur l’extranet de copropriété. Cette obligation pèse désormais sur les syndics professionnels depuis le 1er juillet 2020. En effet, ce décret indique la liste minimale des documents en application de l’article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965.

Aussi, l’ensemble des copropriétaires auront pris connaissance des contrats d’assurance de l’immeuble, des contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs en cours. De même, ils disposeront des procès-verbaux des trois dernières AG et, le cas échéant, des devis de travaux approuvés lors de ces assemblées. Enfin, tout le monde aura en sa possession le contrat de syndic en cours.

L’extranet de copropriété au centre de la relation entre le syndic et les copropriétaires

Grâce à l’Extranet, la copropriété dispose désormais d’un véritable support de communication. Les relations entre les acteurs s’en trouvent simplifiées. D’ailleurs, il est conseillé d’y inclure un annuaire de l’ensemble des copropriétaires, des prestataires de services et des entreprises de travaux.

Un système de messagerie permet d’envoyer des questions et de recevoir les réponses. En général, l’extranet de copropriété intègre quelques fonctionnalités qui facilitent le partage d’informations et renforcent le lien social entre les habitants.

Lorsque les résidents se connectent à leur espace privé, ils peuvent ainsi gérer des incidents, échanger grâce à des forums, consulter un agenda, déposer des annonces ou encore publier des messages, etc. Il devient simple de s’informer des dernières actualités ou encore de disposer d’un accès rapide aux archives de la copropriété. Toutes ces propriétés encouragent la transparence de la gestion en venant renforcer la confiance que l’on accorde à son syndic.

Par ailleurs certains services pratiques peuvent être très appréciés. C’est le cas pour le prélèvement automatique du règlement des appels de fonds, le paiement en ligne des appels de charges ou l’abonnement au courrier électronique, etc.

L’extranet de copropriété, un outil pour gagner en efficacité

On peut considérer qu’au-delà des exigences de la loi, l’extranet de copropriété vise à simplifier les relations entre le syndic et les copropriétés. En effet, tout le monde y trouve son compte !

Le gestionnaire va gagner en efficacité alors que le copropriétaire sera mieux informé et plus engagé dans la vie de sa copropriété. Regrouper toutes les informations en un seul endroit en les rendant disponibles 24h/24h et 7 jours sur 7, cela soulage considérablement la charge des gestionnaires.

De plus, le gestionnaire peut avoir, lui aussi, accès à cet extranet à distance et en mobilité lorsqu’il visite ses immeubles. Il n’aura pas à répondre 50 fois à la même question. Il pourra informer en temps réel de la prise en charge d’un incident, de la prise de rendez-vous avec l’entreprise intervenante, etc. De sorte que le suivi des interventions et l’accès aux informations sont mises à jour quotidiennement.

La visite technique de l’immeuble

Mais, ce n’est pas tout. En effet, certaines solutions peuvent proposer des modules complémentaires. Ils viennent s’ajouter à l’extranet pour l’enrichir de nouvelles possibilités. C’est le cas, par exemple, de la visite technique de l’immeuble qui est un outil pensé et développé pour les gestionnaires de copropriété.

Ainsi, selon les besoins, cette application vient en appui pour le syndic. C’est ce que propose la solution « Even » d’Egide. En effet, cette solution spécialisée pour les gestionnaires de copropriété inclus l’extranet de copropriété pour les copropriétaires et les résidents. Pour autant, grâce à l’interconnexion avec Kolimmo, vous pouvez obtenir certains outils de gestion des événements et des interventions. De même, une application complémentaire pour faciliter les visites techniques d’immeubles sortira au cours du 1er semestre 2022.

La tenue des assemblées générales à distance

Parfois, la conjoncture sanitaire nous rattrape et il faut alors trouver une solution pour pouvoir continuer à tenir les assemblées de copropriétaires en toute sécurité. Que ce soit sur le plan sanitaire ou juridique. En cela, il peut être pratique d’ajouter simplement une fonctionnalité à l’extranet pour pouvoir réaliser des assemblées générales à distance.

Aussi, le module AG Connect est une solution complète qui offre également la possibilité du vote électronique à distance. Tout le monde peut se connecter de n’importe où pour participer à son AG. Enfin, cette solution s’adapte à la législation en vigueur. De sorte qu’elle autorise l’organisation d’assemblée générale en présentiel, à distance et par correspondance.

Le vote par correspondance

Rappelons que la loi ELAN a permis aux copropriétaires de voter par correspondance avant l’assemblée générale, au moyen d’un formulaire. Celui-ci doit être conforme au modèle figurant en annexe de l’arrêté du 2 juillet 2020. D’ailleurs, pendant plus d’un an, du fait de la crise sanitaire, les assemblées générales de copropriété se sont tenues par correspondance.

Plus concrètement, les copropriétaires doivent cocher des cases selon la décision soumise au vote. Pour autant, on a pu constater des erreurs ou des inexactitudes dans les procès-verbaux par la suite. Parfois, c’est le formulaire qui a été mal rempli. Mais, la difficulté rencontrée par les syndics au moment du dépouillement a pu également engendrer des risques d’erreurs.

En cela, le module Global AG, permet aux copropriétaires de voter rapidement sur tous les points proposés à l’ordre du jour en ligne depuis leur espace sécurisé Orchestra. Ainsi, cela évite la gestion des formulaires papiers ou reçus par mails. On réduit ainsi les erreurs lors de la réintégration dans le logiciel métier. De plus, le système intègre la preuve légale grâce à la signature électronique des formulaires de votes.

Le retour à la normale risque d’être tout relatif. Aussi, on peut penser que certains de ces usages vont perdurer. Puisque le vote par correspondance a permis à des copropriétaires qui ne venaient pas en AG de pouvoir s’exprimer !

Pour conclure, cet extranet de copropriété est une opportunité pour le syndic. Il positionne le gestionnaire au centre de l’information, en toute transparence. Grâce à l’utilisation de services innovants, celui-ci a une vision à 360° sur la gestion de la copropriété. Il gagne en réactivité, en productivité, il développe son activité. Ainsi, il peut répondre aux besoins spécifiques de l’immeuble et faire face à toutes les situations en toute sérénité. Enfin, c’est un bon moyen pour faire la différence et apporter du conseil et des services à valeur ajoutée aux copropriétaires.

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