Les outils digitaux au chevet des syndics de copropriété indépendants
La digitalisation forcée ou presque des syndics de copropriété. Face à la pandémie de Covid-19, les restrictions sanitaires ont accéléré le mouvement – assemblées générales virtuelles, réduction du nombre de paiements par chèque; réunions et visites d’immeubles limitées. A ces contraintes exceptionnelles s’ajoutent plusieurs phénomènes plus anciens – la concentration du secteur, la montée en puissance des pure players du web et un cadre législatif, un des plus contraignants du vieux continent. Laisser son cahier et son stylo pour des solutions informatiques devient un geste de survie ou presque. Derrière la digitalisation des process, se trouve surtout un changement de mentalité qui peut sauver des syndics de petite et de moyenne taille.
Venue de l’industrie automobile japonaise, le fameux tableau Kanban permet de rentrer les requêtes des copropriétaires, des locataires …, de les prioriser et de les confier ou pas aux prestataires extérieurs habituels ou nouveaux (serruriers, plombiers, sociétés de nettoyage…). La transparence, donc le partage, et le suivi des données sont au coeur de l’amélioration des process et de la gestion des immeubles.
Une demande pressante des multi-propriétaires
Fort est de constater que la force des syndics de copropriétés traditionnels réside dans leur proximité avec les habitants et leur connaissance historique de l’immeuble. Face à eux, des propriétaires, souvent trentenaires, dont le paiement par chèque n’est pas une habitude. Ces propriétaires et surtout multi-propriétaires, souhaitent pouvoir signaler leurs observations des parties communes en dehors des horaires d’ouverture, être informés de la prise en compte de leur demande et de son suivi.
Ils souhaitent également accéder à toutes les informations antérieures et actuelles concernant leur immeuble. Des solutions informatiques permettent justement de recevoir ces requêtes à toute heure, de les documenter avec des photos (serrure cassée, bris de glace…) et des commentaires, de les transmettre aux personnes concernées. A l’assemblée annuelle, cette gestion informatisée permet de retracer l’historique des interventions et de comprendre les requêtes non résolues ainsi que le montant des charges. Surtout, au moment du choix d’un syndic, l’usage ou non de plateformes digitales devient un élément important pour les propriétaires habitués à gérer toutes leurs finances et les questions pratiques de la vie quotidienne via des applications mobiles.
Libérer du temps pour la proximité
Vous pouvez décider de piloter votre entreprise avec Even Report. Le principe est de connecter votre logiciel de gestion immobilière d’entreprise aux outils de la profession. C’est-à-dire, relier votre application à d’autres services comme, la data, l’Internet des objets (IoT), l’intelligence artificielle (IA) ou encore la Business Intelligence (BI). Grâce à ces connexions, on va pouvoir automatiser des tâches répétitives, chronophages et à faible valeur ajoutée. Ainsi, toutes les données collectées vont être regroupées dans un tableau de bord personnalisable. Cela représente la synthèse du parc immobilier et la consolidation de toutes les données relatives à la gestion du patrimoine. Désormais, l’exploitation et l’analyse de ces ressources est accessible depuis un seul outil en partage avec vos collaborateurs et clients.
De cette façon, vous éliminez le temps consacré à la compilation des données complexes en provenance de différentes sources. De plus, toutes les données ne sont pas utiles. Il est important de ne conserver que celles qui s’avèrent être indispensables au développement des opérations. L’organisation, la présentation et la visualisation des informations jouent un rôle majeur dans la compréhension et l’anticipation des opérations. Il devient plus simple d’analyser les données sous différents angles, et ainsi de prendre des décisions plus précises à long terme. En effet, cette vision claire des revenus et dépenses favorise le repérage de nouvelles opportunités d’économies.
De cette façon, vous éliminez le temps consacré à la compilation des données complexes en provenance de différentes sources. De plus, toutes les données ne sont pas utiles. Il est important de ne conserver que celles qui s’avèrent être indispensables au développement des opérations. L’organisation, la présentation et la visualisation des informations jouent un rôle majeur dans la compréhension et l’anticipation des opérations. Il devient plus simple d’analyser les données sous différents angles, et ainsi de prendre des décisions plus précises à long terme. En effet, cette vision claire des revenus et dépenses favorise le repérage de nouvelles opportunités d’économies.