Visite d’immeuble digitalisée : ce qu’il faut savoir

Egide informatique-visite d'immeuble
Parmi les multiples obligations du syndic de copropriété, la conservation en bon état de l’immeuble revêt une grande importance. En ce sens, cet acteur doit procéder à des visites techniques d’immeuble selon les conditions prévues par son contrat. À l’ère du digital, il convient de recourir à une solution logicielle pour gérer plus simplement ces visites. Quels sont les avantages d’un tel outil numérique ? Avant de les découvrir, il est bon de comprendre le cadre légal régissant le rôle des syndics. Découvrez quel est réellement l’intérêt de la visite d’immeuble.

Le cadre réglementaire de la copropriété et la visite d’immeuble

La copropriété est encadrée par la loi fondatrice du 10 juillet 1965. En effet, le Code de la Copropriété se compose d’une cinquantaine d’articles portant sur l’organisation et le fonctionnement des immeubles d’habitation collectifs. Il fixe ainsi le rôle et les obligations du syndicat des copropriétaires, du conseil syndical et du syndic de copropriété.

Au fil des années, plusieurs modifications ont été apportées à ce texte afin de s’adapter aux évolutions des besoins du secteur. En effet, parmi les missions du syndic de copropriété, ce dernier doit garantir la bonne tenue de l’immeuble. Il est tenu d’élaborer et de tenir à jour le carnet d’entretien de la copropriété.

Par ailleurs, la loi pour l’Accès au Logement et un Urbanisme Rénové (ALUR) a été adoptée le 24 mars 2014 puis modifiée en 2017. Ce texte a instauré de nouvelles obligations aux syndics afin d’améliorer leur relation avec les copropriétaires. Citons notamment l’obligation d’immatriculer l’immeuble, d’établir sa fiche synthétique, d’effectuer un diagnostic technique global et de constituer un fonds travaux.

Réaliser une visite d’immeuble, un des devoirs du syndic de copropriété

Par ailleurs, le contrat type du syndic mentionne l’obligation d’effectuer la visite technique d’immeuble (VTI). Cette mission consiste alors à contrôler l’état des parties communes de l’immeuble.

Une obligation de veiller à la conservation et à l’entretien de la copropriété

En effet, qu’il soit bénévole, professionnel ou coopératif, le syndic est tenu d’effectuer des visites techniques périodiques de la copropriété. Toutefois, la fréquence de cette visite

d’immeuble dépend de ce qui est stipulé dans son contrat. En règle générale, cette opération peut être réalisée une ou deux fois par an.

Pour rappel, ce devoir est lié à son obligation de veiller au maintien en bon état de l’immeuble selon la loi ALUR. Il s’agit, en effet, d’effectuer un état des lieux des parties communes de l’immeuble (entrée, couloirs, cours, sol, équipements de sécurité, ascenseur, locaux de services, etc.).

Libérer du temps pour la proximité

Un rapport sera alors établi dans lequel on retrouvera des annotations et des photos. Or, depuis la loi ELAN du 23 novembre 2018, le syndic est fortement encouragé a réalisé cette visite grâce à l’utilisation d’un logiciel. En effet, cette loi incite les professionnels à digitaliser l’ensemble des processus métiers de leurs cabinets.

En effet, il est possible de fournir le rapport de visite technique à l’oral ou à l’écrit. Toutefois, l’idéal est de l’établir via une solution logicielle innovante rendant plus simple le travail du syndic. D’autant plus que le rapport de visite d’immeuble regroupe de nombreuses informations dont certaines mentions plus visibles :

  •  l’identité et les coordonnées du gestionnaire syndic responsable ;
  •  la date et l’heure du rapport ;
  •  les personnes présentes lors de la visite ;
  •  les détails de l’immeuble, surtout des parties communes ;
  •  les membres du conseil syndical concernés ;
  •  des photos, des observations et des recommandations.

L’intérêt d’utiliser une solution logicielle pour la visite d’immeuble

Pourquoi privilégier l’utilisation d’une solution logicielle pour gérer la visite technique d’immeuble ? Quels sont les avantages pour les syndics de copropriété ? Voyons ci-dessous les principaux atouts d’un logiciel de visite technique de copropriété.

Un gain de temps précieux

Pour tout syndic de copropriété, le temps constitue une ressource précieuse à ne pas gaspiller. D’où l’intérêt d’utiliser une solution logicielle innovante permettant d’effectuer la visite technique d’immeuble plus rapidement. Cet outil numérique facilite la préparation en amont de la visite. En effet, le gestionnaire va pouvoir définir les points de vérification importants au sein de l’immeuble. De plus, une fois la visite technique planifiée, il automatise l’envoi d’emails de confirmation de rendez-vous aux parties concernées.

Un outil numérique pratique et facile à utiliser

Un outil de visite virtuelle d’immeuble permet aux syndics d’établir plus facilement un rapport complet et lisible. Son utilisation ne requiert aucune connaissance particulière. Pendant la visite, les gestionnaires ont ainsi la possibilité d’enregistrer toutes les observations sur les parties communes et les équipements. Par ailleurs, ils peuvent y ajouter des pièces jointes et des photos illustrant les observations. De plus, les photos sont insérées au niveau des sections correspondantes (non en annexe) pour une lecture facile du rapport.

Une possibilité de chiffrer les éventuels travaux à réaliser

Une solution logicielle permet aux syndics de copropriété de chiffrer les travaux à réaliser potentiellement. En effet, lors la visite technique d’immeuble, les dégradations nécessitant des réparations sont identifiées. Or, ces défauts seront directement traités sur logiciel. Pour ce faire, l’utilisateur peut :

  •  émettre directement des ordres de service depuis l’outil ;
  •  chiffrer les travaux à effectuer ;
  •  envoyer automatiquement ses demandes de devis aux prestataires présélectionnés.

Après ces étapes, il peut analyser les devis reçus et valider ceux qui répondent aux critères définis au préalable.

Plus de performance pour le syndic

Une fois le rapport de visite technique établi et validé, le syndic de copropriété doit le diffuser aux parties concernées. En effet, les copropriétaires et le conseil syndical peuvent directement accéder à ce document en version numérique depuis leur appareil (smartphone, tablette ou PC). La transmission de l’information aux différents acteurs devient ainsi plus fluide et plus simple. Tout cela permet au syndic de gagner en performance tout en se démarquant de la concurrence. Notons qu’un outil de visite d’immeuble est capable de personnaliser les rapports avec le logo et les couleurs du syndic.

Où trouver une solution logicielle fiable ?

 La société Egide informatique est spécialisée dans le développement de logiciels Full Web destiné aux professionnels de l’immobilier. Elle s’engage ainsi à fournir à ses clients des solutions avancées répondant à leurs besoins réels et actuels. Dans cette optique, ce groupe annonce le lancement de sa nouvelle application de visite virtuelle d’immeuble sur le marché. Cette étape contribue à promouvoir l’application de la loi ELAN dans l’immobilier.

En effet, cette application à la fois intuitive, sécurisée et fiable juridiquement garantit à ses utilisateurs :

  •  une gestion plus simple et plus rapide des visites ;
  •  une gestion transparente améliorant la relation avec les copropriétaires ;
  •  des visites techniques plus économiques.

Enfin, le recours à cet outil optimise la performance des syndics. Cela leur permet de se conformer au cadre légal du fonctionnement du syndic de copropriété en vigueur. Ces acteurs de l’immobilier ont désormais la possibilité de fournir des rapports précis avec des descriptifs et des photos. Les documents sont, d’ailleurs, uniformisés et personnalisables.

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