L’échange de données informatisé ou EDI facilite la communication inter-entreprise de documents commerciaux. Ce format standard de flux de données par voie électronique remplace progressivement les documents papier. Grâce à des solutions de dématérialisation, l’entreprise gagne du temps et élimine les erreurs coûteuses liées au traitement manuel. Désormais, de nombreux secteurs d’activité utilisent l’intégration EDI. L’immobilier n’est pas en reste puisque les bailleurs sociaux, administrateurs de biens, sociétés foncières, etc. l’utilisent pour améliorer leur productivité administrative et comptable.
Pourquoi utiliser l’EDI pour automatiser les processus d’échanges ?
Les échanges entre entreprises donnent lieu à de nombreuses transactions et circulation d’informations. Progressivement, la transmission manuelle est remplacée par des traitements automatisés. Désormais, n’importe quel document commercial tel qu’un bon de commande, un devis ou une facture peut être transféré directement via une application informatique.
Mais, la solution EDI va plus loin. Les échanges électroniques se font entre deux applications informatiques de deux sociétés partenaires. Pour autant, l’expéditeur comme le destinataire, doivent tous deux disposer d’un logiciel d’Échange de Données Informatisées (EDI). Celui-ci sera alors capable d’interpréter les données, de les analyser puis de les exploiter.
Aussi, grâce à ce process automatisé, la circulation des données s’effectue rapidement tout en garantissant une grande efficacité dans l’exécution. De sorte qu’un plus grand nombre de documents commerciaux sont partagés et traités avec une plus grande précision.
Les bénéfices d’une solution EDI
L’automatisation des transactions sous format papier permet aux entreprises de gagner du temps, mais surtout d’éliminer les erreurs liées au traitement manuel. D’autant que cette solution facilite aussi les transactions entre petites et grandes entreprises. Assurément, en adhérant à l’EDI, la petite entreprise obtient un accès plus abordable et une meilleure intégration auprès des grandes entreprises.
De même, la mise en place de cette norme qui garantit une exécution fiable des transactions ouvre la voie vers de nouvelles opportunités commerciales. En effet, on observe une meilleure relation d’affaires entre les entreprises partenaires grâce à la conformité et à la précision des commandes.
D’autant plus que les ressources de l’entreprise peuvent être utilisées pour d’autres tâches à plus grande valeur ajoutée. Ce qui en général se traduit aussitôt par une plus grande satisfaction des clients.
Comment choisir une bonne solution EDI ?
L’EDI peut être difficile à mettre en œuvre puisqu’elle répond à des normes strictes et à des réglementations qui évoluent. C’est pourquoi, il est préférable de se référer à un spécialiste de la digitalisation et de l’automatisation. Ce qui permet par ailleurs d’externaliser complètement le suivi et les mises à jour de la solution choisie pour une mise en œuvre efficace.
Toutefois, trouver une bonne solution EDI peut s’avérer complexe. Dans un premier temps, il faut trouver un logiciel qui répond à vos besoins et qui par ailleurs offre une grande flexibilité. Car, vos flux EDI de transactions doivent être compatibles avec l’ensemble de vos partenaires commerciaux.
De plus, le logiciel doit posséder toutes les fonctionnalités nécessaires pour une automatisation optimale du traitement de vos données. Votre progiciel de gestion est-il déjà connecté avec la solution d’EDI ? Avez-vous la possibilité de récupérer les flux de messages provenant de vos principaux fournisseurs ? Quelle est la solution EDI qui maîtrise les factures complexes de fluides (énergie, télécom, eau) et de maintenance ?
Ainsi, ces logiciels vont récupérer les informations et les organiser selon un format déterminé. Ce protocole de transfert va permettre au destinataire de recevoir les données requises pour à son tour les traiter et les exploiter sur Even. Au-delà de ces fonctions fondamentales, il est possible de stocker les échanges, de les tracer, etc.
Prenons l’exemple d’une solution d’automatisation du traitement des messages comptables. La richesse fonctionnelle va assurer le traitement des données, leur valorisation puis leur analyse. Ainsi, le traitement automatisé des documents électroniques permet de : réceptionner, stocker et émettre tous types de documents. Au fil du temps, une base de connaissances évolutive intègre les nouveaux flux et les modifications des flux existants. Les flux de messages sont ceux des factures, relevés, appels de fonds, commandes, flux bancaires, etc.
Une solution industrielle pour maîtriser des factures complexes
SERENSIA est le spécialiste de la digitalisation et de l’automatisation des processus administratifs et comptables. Cette société propose à ses clients une solution complète et évolutive. À cet égard, Serensia Adaptive Suite est une suite logicielle de transmission et réception par voie électronique des flux de messages comptables et administratifs. Ainsi, le système maîtrise l’ensemble de l’écosystème et des process de numérisation, d’archivage, de traitement et d’intégration automatisés des données sur Even V7.
Pour faire simple, le système émet, reçoit, traite, contrôle, intègre des flux électroniques et papier très hétérogènes de documents.
Ce logiciel de productivité comptable, permet d’automatiser de façon simple et sans savoir faire particulier le traitement des messages comptables. La solution se présente en modules complémentaires pour une transmission multicanale. Ainsi, on peut partir d’une formule standard qui pourra s’adapter progressivement aux besoins de l’entreprise.
En effet, elle repose sur une technologie d’architecture logicielle originale, ajustable au contexte. De sorte qu’elle maîtrise les factures complexes de fluides tout en exploitant toutes les données des factures. Toutefois, elle accepte aussi les fournisseurs qui ne savent pas faire l’EDI grâce à son module « PDF to EDI ». De plus, la maintenance et l’accompagnement couvrent aussi bien le déploiement des fournisseurs que la mise en production.
“ Nous souhaitons accompagner le directeur comptable dans tous ses besoins de productivité et d’automatisation, la dématérialisation n’étant qu’un des moyens pour y arriver. Nous avons une approche ‘machine to machine’ et ‘clé en main’. Aussi, nous livrons un résultat et non une solution technique. ” – Emmanuel Flesselles, président de Serensia.
En conclusion,
La concurrence est au cœur des échanges commerciaux. De sorte qu’il devient incontournable de bien maitriser les nouvelles technologies et de les intégrer dans des processus administratifs et comptables. Désormais, des entreprises de toute taille souhaitent y accéder. En effet, des études montrent qu’un traitement digitalisé et automatisé des factures fournisseurs permet un gain de plus de 60 % sur le coût complet.
En dématérialisant et en optimisant les échanges de documents commerciaux, L’EDI permet notamment de réduire les coûts, augmenter l’efficacité et améliorer les relations commerciales. Toutefois, avec la multiplication des flux et la diversité des solutions, il vaut mieux être bien conseillé. Faites appel aux sociétés référentes en la matière pour relever les enjeux de demain.