Automatisation des process

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Automatisation des process : quel gain de temps pour les professionnels de l’immobilier ?

Dire que l’automatisation des process en immobilier a transformé en profondeur ses métiers est un poncif. Pourtant, elle reste encore relative au regard de l’avancée technologique prise dans d’autres secteurs de l’économie. Un delta qu’il est urgent de combler en raison de la part grandissante de millennials ultra connecté dans les processus d’achat et de location de biens. Mais quels sont les avantages réels d’une telle démarche ?

Quelle est la valeur ajoutée de l’automatisation des process ?

Dans toute entreprise, il est aisé de différencier les tâches créatrices de valeur des autres. Les missions à faible valeur ajoutée sont le plus souvent itératives et chronophages : tri de dossiers, traitement des notes de frais, recherches, communication par chat… Outre le fait que ces actions sont incompressibles, elles monopolisent un, voire plusieurs collaborateurs, dont les missions initiales sont toutes autres. De fait, ils ne sont pas pleinement concentrés sur leur cœur de métier.

Les avantages de l’automatisation des process

Vous l’aurez compris, l’automatisation des process diminue grandement la nécessaire intervention de vos équipes. En effet, la délégation de tâches à très faible valeur ajoutée à des machines ou des robots permet aux ressources humaines de l’entreprise de s’en affranchir pour gagner en performance dans le service apporté aux clients.

Par exemple, l’Automatisation des Processus Robotisés (RPA) de votre activité immobilière permet de traiter les données via des interfaces sur mesure à l’instar des solutions intégrées au logiciel Evèn – insérer lien vers page présentation logiciel Evèn.

Autres avantages :

  1. L’automatisation des process permet de réduire vos charges puisque les serveurs ont un faible coût d’exploitation.
  2. L’automatisation des process assure un gain de fiabilité dans le traitement des données (écritures comptables, RH, portefeuille clients…) en évitant les erreurs humaines.
  3. L’automatisation des process assure un service 24 h/24, 7 j/7 sans risque d’indisponibilité en raison du développement du cloud computing.

La valeur ajoutée de l’automatisation des process est donc multidimensionnelle et facilite la mise en place d’un management transversal, garant du pilotage stratégique et opérationnel de votre structure.

Quelles fonctionnalités peuvent automatiser en immobilier ?

De nombreuses fonctionnalités peuvent être automatisées dans l’immobilier. Cependant, en fonction des métiers, les besoins et les usages peuvent influer sur la nature même de l’automatisation des process. 

Agents et mandataires : le rapprochement automatisé

Aujourd’hui, il est possible de générer automatiquement un rapprochement optimisé entre l’offre et la demande grâce à l’automatisation des process. Mais, au-delà de la simple rencontre d’intérêts, c’est l’ensemble du processus de vente ou de location d’un bien qu’il est possible de standardiser. Ainsi, les missions chronophages de mise en relation et de suivi administratif de chaque dossier sont effectuées en temps réel, sans aucun retard de traitement. In fine, les agents et mandataires peuvent se concentrer sur leurs recherches de biens et les visites ; ces dernières pouvant aussi être digitalisées — insérer lien vers l’article 1 : Digitalisation de l’immobilier — afin de bénéficier d’une exposition supplémentaire grâce au site internet de l’agence.

Activités de property management  : la gestion en toute simplicité

L’automatisation des process prend tout son sens dans le cadre des activités de property management, car elle vous permet d’être performant sur vos missions clés. Outre l’optimisation de votre gestion interne (traitement des factures fournisseurs, règlements clients, traitement des recommandés, etc.) et le développement d’un CRM performant, votre solution d’automatisation peut créer de précieux tableaux de bord générateurs de statistiques indispensables au pilotage de votre activité de gestion de biens.

Elle peut également :

  • fournir des outils de création de supports de communication pertinents et attractifs ;
  • générer des documents et SMS automatiques ;
  • automatiser des relances commerciales ;
  • effectuer le rapprochement immobilier ;
  • gérer les dossiers de location ;
  •  

Vous le voyez, l’important dans le choix d’un logiciel d’automatisation des process n’est pas tant le nombre de fonctionnalités, mais bien l’adéquation de celles-ci à vos usages.

Quel est le coût d’une solution d’automatisation des process ?

Deux freins sont généralement invoqués pour éviter l’automatisation des process : le coût de la solution et des frais connexes (ajustement de l’infrastructure réseau, serveurs, logiciels de sécurisation, services de messagerie…), le personnel à former pour la mettre en place et la gérer. À ces trois arguments s’opposent la fiabilité, la performance optimisée et la disponibilité des ressources.

Bien évidemment, sans l’investissement initial, il n’est pas possible de réduire ses coûts. Mais, plus vite les systèmes automatisés sont implantés, plus rapidement les résultats financiers de l’entreprise sont positivement impactés, notamment en raison de la qualité du service. 

Pour conclure, l’automatisation des process en immobilier présente de très nombreux avantages : productivité, performance, fiabilité, disponibilité, réduction des coûts. Et, quand bien même elle exige un investissement financier certain, le passage à des opérations automatisées offre un excellent retour sur investissement dans des temps très courts.

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