Contexte sanitaire, confinement et assemblées générales de copropriétaires, une cohabitation a priori impossible, et pourtant ! En 2018, la loi ELAN introduisait une pratique presque visionnaire : le vote par correspondance aux assemblées générales (AG) de copropriétés.
Acté par le décret d’application de juillet 2020, le vote par correspondance s’est imposé pour tous les syndics et copropriétaires. De nouvelles dispositions dérogatoires COVID 2022 autorisent des AG 100 % par correspondance. Même dans un contexte sanitaire “normal”, le formulaire de vote doit obligatoirement être joint à la convocation de l’assemblée.
Alors, quels sont les modalités et les impacts du vote par correspondance aux AG de copropriétés ? Pour répondre à cette simple question, nous allons parler du décret du 2 juillet 2020 et vous faire part de nos retours d’expérience.
Que contient le Décret sur le vote par correspondance dans les AG ?
Le Décret sur le vote par correspondance dans les AG du 2 juillet 2020 édicte 5 règles de fonctionnement. Il permet aussi aux copropriétaires un vote à distance via un formulaire de vote. Ce formulaire a, par ailleurs, été décrit et acté par un arrêté de la même date.
Les 5 modalités du vote par correspondance en AG
Introduites par la loi ELAN en 2018, 5 modalités définissent le vote par correspondance :
- Que ce soit une AG en présentiel ou à distance, le formulaire de vote doit systématiquement être annexé aux convocations.
- Le copropriétaire votant doit retourner le formulaire au plus tard 3 jours francs avant la tenue de l’assemblée générale.
- La feuille de présence, signée habituellement en AG, doit mentionner le nom et l’adresse des copropriétaires votant par correspondance.
- La date de réception du formulaire doit également être spécifiée sur la feuille de présence.
- Une personne votante ou son mandataire peut être physiquement présente à une AG ou être en visioconférence. L’expression de son vote en séance prévaudra alors sur son vote par correspondance.
Quel est le contenu du formulaire du vote par correspondance ?
Le modèle du formulaire de vote par correspondance est décrit dans un arrêté au Journal officiel du 2 juillet 2020. Ce dernier valide par ailleurs un formulaire déjà mentionné à l’article 17-1 de la loi du 10 juillet 1965.
Cet arrêté s’adresse aux copropriétaires, syndics de copropriété professionnels et bénévoles et présidents de conseils syndicaux.
Il comporte 4 mentions obligatoires :
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la date, l’adresse et l’heure à laquelle se tient l’assemblée générale ;
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le nom de la personne organisatrice de l’AG à qui adresser le bulletin ainsi que son adresse postale et électronique ;
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l’objet de chaque question inscrite à l’ordre du jour (exemple : travaux, approbation des comptes…) ;
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les questions liées aux objets et le choix pour les votants : pour, contre ou abstention.
Les gestionnaires peuvent ajouter des mentions sur le formulaire type, mais ne peuvent en aucun cas en supprimer.
Quels sont les impacts du vote par correspondance pour les syndics de copropriété ?
Le vote par correspondance a des impacts importants pour les syndics de copropriété et tous les autres professionnels du domaine. Les problématiques rencontrées sont, pour certaines, évidentes notamment dans le cadre des AG 100 % par correspondance :
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Comment gérer le volume important de données à traiter pour les grosses copropriétés ?
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Comment garantir la conformité des données ressaisies dans le cas de formulaires au format papier, non exploitables de façon automatisée ? Et ainsi comment éviter les éventuelles contestations quant aux informations saisies ?
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Comment éviter les éventuels formulaires invalides en raison d’informations essentielles et obligatoires ?
Besoin de simplification et de sécurité
Nous avons été confrontés à ces interrogations clairement exprimées par les professionnels avec qui nous travaillons. Si les textes de loi n’imposent aucun formalisme, l’automatisation de certains process s’impose en pratique. Alors que le vote par correspondance aux AG de copropriétés semble s’inscrire dans le temps, ses modalités doivent être simplifiées pour tous, gestionnaires et copropriétaires, mais aussi rassurer chacun.
Les bénéfices de la dématérialisation du formulaire de vote
La dématérialisation du formulaire de vote est une vraie réponse à des problèmes. La mise à disposition aux copropriétaires via un portail web (ou extranet) permet d’éviter :
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la gestion des formulaires reçus en papiers et par mails ;
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les temps et les erreurs de ressaisie.
Un formulaire en ligne permet :
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une signature électronique sécurisée (preuve légale) ;
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l’impression de l’ensemble des formulaires pour l’assemblée générale, sans oublis ;
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l’association automatique des formulaires avec la convocation et le PV d’assemblée générale.
Il garantit aux copropriétaires :
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La lisibilité du bulletin par les gestionnaires.
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La persistance de l’information et des données. Ces dernières ne font pas l’objet d’un retraitement manuel source d’erreurs.
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La viabilité de son formulaire de vote. La saisie de certains champs constitutifs d’un formulaire non défaillant peut être rendue obligatoire (paraphes, signature, expression du vote sur une question…).
En conclusion, le contexte sanitaire et le confinement ont précipité une pratique envisagée dès 2018 : le vote par correspondance.
L’impossibilité d’organiser des AG en mode présentiel a contraint les gestionnaires de copropriété à trouver rapidement des solutions de contournement. Les formulaires de vote en mode papier ont su répondre à cette situation urgente et inédite. Pour des raisons pratiques, ils ne peuvent cependant pas se pérenniser. Il devient indispensable pour les syndics et autres de s’équiper de solutions informatiques professionnelles. Adaptées aux besoins, intégrées dans un système d’information performant, elles permettent l’automatisation et la fiabilisation de l’intégralité du processus de vote.